Un congrès rassemble un public plus large et plus formel qu'un séminaire d'entreprise classique, souvent plusieurs centaines de participants venus de toute la France ou de l'étranger pour une conférence professionnelle, un colloque médical ou une assemblée générale de grande ampleur. Le choix du lieu se limite naturellement aux salles de congrès et aux grands hôtels équipés, capables d'accueillir simultanément plénière, ateliers en parallèle et espace de restauration.
Le personnel d'accueil devient central pour ce format : hôtesses multilingues pour l'enregistrement des participants, agents de sécurité pour le contrôle d'accès, et souvent un service de vestiaire ou de bagagerie pour les participants qui arrivent directement de l'aéroport ou de la gare. La sonorisation et la captation vidéo (pour une diffusion en ligne ou un enregistrement des interventions) demandent un technicien dédié présent sur toute la durée de l'événement.
La restauration se pense sur plusieurs services (pauses-café, déjeuner, parfois dîner de gala en clôture) et non comme un seul repas, ce qui multiplie les points de contact avec le traiteur tout au long de la journée. Un service de transport (navette depuis la gare ou l'aéroport) fait souvent partie du forfait pour les congrès qui accueillent des intervenants extérieurs à la région.
Réservez 3 à 6 mois à l'avance pour un congrès de plusieurs centaines de participants, les salles adaptées à ce format restant peu nombreuses en Provence et se bloquant longtemps à l'avance, à Aix-en-Provence et Marseille où l'offre de salles de congrès reste concentrée.
